日本の大学にシステムを導入する場合、多くの場合、１か月以上前にサーバを構築し、PaperCutソフトウエアをインストールします。一方で実際にはソフトウエアはすでに稼働しているにも関わらず、正式な保守開始日は例えば新年度であれば、４月１日から保守を開始してほしいと言われます。

PaperCutはライセンスファイルを発行すると、その時点からすぐ１年間の保守期間が開始されます。そのため、例えば保守を１年購入しても、サーバに２月にライセンスファイルを適用してしまうと、次年度の２月にはライセンスが切れてしまうことになります。これは、欧米では一般的なのですが、日本の大学では保守はソフトをインストールした日から開始するのではなく、システムの本格稼働日を起点に開始される場合がほとんどです。

弊社ではCOSY社の保守とPaperCutのライセンス有効期限は別物という考えのもと、以下の方法で、日本の大学のニーズに対応しております。導入されるSIベンダー様においては、以下の注意事項を考えて導入していただくことをお勧めします。

例えば4/1から保守開始の場合は、まず、PaperCut MF, Plusインストール時に有効になる、40デモライセンス期間を活用します。サーバーにPaperCutをインストールした時点から4/1までに40日の期間が切れないように以下のようなタイミングでインストール作業を行います。4/1から40日ライセンスが切れるまでの間にCOSYに本番ライセンスを発行してもらいえば、3/31以降に１年間のライセンスが切れるため、大学から依頼されている１年間の保守期間を守ることができます。

最初にインストールする日を40日デモ期間を考えて作業日程を設定してください。

ライセンス期間

もし、インストール作業開始を早めにしたいという場合は、保守開始日より早く40日試用期間が切れてしまいますので、PaperCut社に頼んでデモライセンスを発行してもらうことになります。このデモ延長ライセンス期間はPaperCut社へ事前に交渉しなければならないため、COSY社に早めにご連絡下さい。PaperCut 社から理解が得られない場合は、当該期間分余分にライセンスを購入していただくことになります。最近の傾向としてデモ延長はほぼ認められていません。

ライセンスキーファイルの正しい運用方法

ライセンスキーの発行タイミングはシステム運用期間を考えた場合、慎重に計画する必要があります。また、このキーファイルと保守契約は別物ですので、ご注意下さい。

ライセンスキーは発行時、PaperCut MFは発行から１年１か月、PaperCut Plusは１年丁度の有効期間が設定されます。システム構築される販売店の方はお客様との保守契約終了以前にキーファイルが切れないよう、計画する必要があります。なぜなら、PaperCut社は追加１か月という契約は持っておらず、追加で１年分の保守を購入しなければならなくなるからです。

システム構築期間は40日の試用期間とキーの猶予期間１か月を考慮して、最大70日をとることができますが、その場合保守更新時の猶予期間が０日となり、万が一、保守更新の発注が間に合わなければシステムがその間、使えなくなります。（ログ収集などは裏で動いておりますので、遅れてキーファイルを適用しても、キー不在時のデータも復活します。）

大学では次年度の保守予算は次年度にならなければ計上できないところが多いため、少なくともキーファイルの猶予は１か月程度確保しておくことが望ましいと考えられます。これらの事情を考えますと、40日試用期間内にシステム構築を完了するか、最初から初年度保守を構築期間分購入しておくことが肝要です。構築や試運転を長く行う場合は必ずその期間の超過分の発注をお願いします。