最近、外資系企業の日本オフィスにPaperCut を導入したいという依頼が多く寄せられてきます。この件について理由を聞いたところ、もちろん、コストの管理をきっちり行いたい、事業活動で使った経費をきっちり管理したい。という管理会計的な理由もあるのですが、本当の理由は社員の活動履歴をあらゆる手段を使って記録しておくことにより、万が一、社員の不祥事が発覚したときに行動、経路を推測する。そのために、ありとあらゆる行動記録を推測できるデータを収集しているというのが実態のようです。

例えばA社員が顧客Xの保有証券情報情報を２月１５日午後３時４３分に営業１課窓際のプリンタから３ページ印刷した。という記録が残っている場合、顧客Xからの苦情申し立てに対して、調査すべき候補としてA社員が上がってくるということになります。

印刷したイメージログが残っていれば、たとえファイル名を変更して印刷したとしても、何を印刷したのか、明確にわかることになります。

しかしながら、このようなチェックを常に行うには大変な労力が必要となります。発想を変え、とにかく、情報、ログを収集してさえおけば、問題が起こってもあとはどうとでもなる。あとで解析すれば良いということになります。十分事後対処が可能になります。

PaperCut Hiveを使えば、クラウドベースのプリント管理サーバであるため、簡単に自宅での印刷、会社での印刷問わず、印刷ログを記録していくことが出来ます。もちろん、マルチベンダ対応であるため、メーカーが異なるプリンタに印刷したデータも記録することができます。

すべての企業で転ばぬ先の杖としてこのようなログ収集ソフトは活用すべきだと思います。これが、多くの欧米企業がプリント管理ツールを導入している理由だと考えられます。

記録を残すということは社員の潔白を証明することにも威力を発揮します。事件に関係していない社員を守るという意味でもこのような記録保持は重要になってきます。